管家婆软件实施过程——如何开始

管家婆软件实施过程——如何开始

〆 信息准备

使用软件的第一步工作是进行初始化信息的收集、整理及统计工作，对以前的各种手工帐进行盘点，然后进行一定的信息分类组织，录入电脑中。首先应对公司信息、往来单位信息、仓库信息、商品信息、职员信息以及会计科目等基本信息进行整理；其次是对库存商品、固定资产、现金银行、应收应付、待摊费用、期初可换货额等项目的期初金额进行统计。信息准备是正确进入软件使用的第一步，其收集信息的正确与否直接影响到软件数据的准确性，是整个软件能否成功启动的关键。

〆基本应用流程

信息收集好后即可进行《管家婆服装鞋业版》软件的相关操作，整个软件操作流程是："基础信息->期初建帐->启用帐套->业务录入->业务查询->月结存->年结存"。只要清楚了这一条主线，使用起来就会得心应手了。下面我们将按每一流程的先后顺序进行简要说明，详细的操作方法请参相关章节各功能模块操作说明。

第一步：系统初始化

系统初始化就是将准备的信息进行一定的整理和分类录入到系统中，从而建立起系统的

"基础信息"和"期初建帐"。

1、 建立基础信息

建立正确的基础信息是进行系统操作的第一步，基础信息在整个系统操作过程中是作为公共信息使用的，在基础信息中加入了商品、往来单位等信息后，业务操作过程如销售、进货时只需选择某商品或往来单位就可以了，不用再重复录入，因此信息输入要准确、详细。针对商品、往来单位等信息量大、查询统计使用频繁的基础信息，强烈建议用户进行分类处理。

         为什么要对商品、往来单位等基础信息进行分类

我们的日常业务均是围绕商品的流通展开的，因此，必须在软件中建立商品信息库，这关系到以后做业务单据的方便性，查询统计的效率。

如何建立商品的信息库呢？这需要一定的方法，通常是对商品进行分类管理，即使你经营上千种商品，分出来的类别不过十来种，每一类商品不过百来种。分类使我们的工作化繁为简。

完成分类后，按照类别将商品的信息录入到软件中即可，具体的操作方法在第三章中详细说明。

2、期初建帐

基础信息录入完成后，即可进入下一步，建立期初。所谓期初是指您开始使用本系统来管帐时库存有多少商品、客户欠您多少钱、有多少现金等。期初数据作为整个系统的起始数据影响着资产负债表及开账后数据的正确性，必须准确录入。进入主菜单后点击"期初维护/期初建帐"进行期初值的录入工作。

第二步：业务录入

《管家婆服装2008》软件中提供了多种业务单据，用于处理日常的进、销、存、收付款以及费用报销等业务。您只需按照实际业务，将原始的业务单据录入到软件中，系统会自动根据这些业务所产生的变化对帐务进行处理。

第三步：帐务查询

Ø 我想知道今天出了多少货，仓库中还有多少存货；

Ø 我想知道张三还欠我多少款，我欠服装公司多少款；

Ø 我想知道今天的销售收入是多少；

Ø 我想知道这个月的利润如何；

Ø 我想知道这个月的费用都有哪些；

Ø 我想知道。。。。。。。。。

使用统计查询功能，以上问题迎刃而解，快速准确。

第四步：账务结存

月末或年末的时候，点击一下结存按钮，软件按月或按年自动完成扎帐。

月结存：每月结束后，需要对本月数据进行总结，以便快速准确地查询统计每月的资产、销售、费用、利润等，还可以对各个月份的数据进行比较。为了实现上述功能，需要进行结存，当然，这一切只需您点击软件中"月结存"按钮即可。

年结存：结存所有的帐本数据，将结存值作为新一年的期初值，并清除本年的经营历程。这一步的工作是在一年结束的时候才进行。

以上四个步骤是使用本软件的基本思路，当然，为了数据的安全还需要经常进行备查份。我们将在以后的章节中针对软件功能进行详细讲解。

基础信息录入概述

一、基础信息多级分类的概念

“基本信息”是对企业基本经营情况的静态描述，例如一个企业经营哪些商品，拥有哪些客户、哪些供货商、哪些职员、哪些仓库等等信息。建立基础信息的工作包括对于基本信息的分级管理结构的确立、基本信息的录入。

首先，介绍“多级分类管理”的概念。它是根据对象的特点或属性对象分类，其形式表现为树型的上下级关系。例如：对于商品信息，根据不同的品种进行分类管理，“多级分类”正是基于这一现实模式而创建的。                            

特别提示

基本信息的合理分级设置将有利于后续的使用。系统众多的信息输入和报表查询将根据树形结构而来。所以，在设置基本息的时候要注意合理的分级，以便统计查询。

所有“基本信息”都支持多级分类。

在本书中为方便叙述，在后文中都将一级信息称为父类，将其下级信息称为子类。

二、基础信息的编辑

基础信息的删除与修改是有一定控制的。如果某末级基础信息已经有数量金额并且已经启用帐套，则此基础信息不能再进行分类，也不能进行删除。只有在下一会计年度期初才可以进行调整。

1.       为便于业务数据查询，如果某基础信息已被相关单据使用过,即使该基础信息当前无数量无金额,系统也不允许删除，分类。

2.       受控会计科目：对于库存商品、应收账款、应付账款、现金、权益合计等系统默认的会计科目，不允许分类、删除、修改。

3.       基础信息中都有设置顺序按钮，可以将输入的信息向上移或下移，并按调整后的顺序进行排列。用户可以将使用频率较高的信息排在首位，方便使用。

三、基础信息自动编码

  基础信息自动编码功能：1. 当点击基本信息增加按钮时，此时在弹出的新增加窗口的编号附近有一个自动编号的单选框，当没有钩选自动编号时，新增保存后,当前窗口不退出，清空所有的资料信息，编号也清空；如果钩选自动编号，新增保存后，则其他资料信息可以清空，但编号要自动产生一个，即用上一次录入的编号为基础进行＋1产生一个新编号。

2. 如果勾选了自动编号，在多人输入编号时，会出现编号重复的情况，则系统会提示“输入编码重复，系统已为你生成新的编码，请重新保存!”点击确定，则系统会自动生成一个新的编号。

四、其它注意事项

    1、同类基础信息中，编号或全名不能同时相同，其具体规则由用户在系统配置中是否允许基础信息编号或全名相同的配置确定。

    2、扫描枪的使用：在录入基础信息时，可以通过扫描枪来录入条码。扫描枪的使用与键盘类似，在需要录入条码的地方可以使用扫描枪录入数据。

基础信息－往来单位

此处的“往来单位”包括系统中的“客户”和“供应商”，其操作方式基本相似，以下以“供应商”为例进行介绍。

操作：进入菜单“期初--基础信息--往来单位--供应商”，点新增按钮添加供应商信息。供应商信息分为三页，供应商资料、价格管理、自定义资料。其供应商资料页主要包括：供应商编号、供应商全名、地址、电话、传真、行业开户行及帐号等信息；价格管理页设定供应商对应的采购价格和采购折扣。

信用额度：往来单位的最高应收款或应付款金额。作为供应商为最高应付款额度,作为客户为最高应收款金额。录单时对超过信用额度的业务会进行提示。如信息额度为“0”系统默认为不限制信用额度。

进货选择、折扣选择：选择供应商对应的进价，折扣，选定后录进货单时会自动带出此供应商对应的某种商品预设价格、折扣；

其它基础信息

本系统中除商品、颜色尺码和往来单位外，还包括会计科目、内部职员、存货仓库等一些基本信息，这些信息也需要我们在正式启用帐套前先录入。

会计科目包括银行帐户、其它收入、费用类型、会计科目等多个功能模块，用于管理会计科目信息。

l  银行存款

记录企业不同地区、不同用途的各个银行账户。

l  会计科目

会计科目信息的管理，包括新增、修改、删除等功能。系统自带的科目信息不允许删除，也不允许分类。这类科目包括库存商品总值合计、应交增值税、销售收入、销售成本、调账收入、调账亏损等。

l  其它收入

用户可根据自己企业的费用收入项目，在“其它收入”里添加或修改相应的科目。其中有一些系统预置的科目，不能删除和分类，只能修改。

l  费用类型

为方便用户使用，系统中预置了一些费用类型，用户也可以根据需要添加新的费用类型。

l  内部职员

  用于记录企业内部职员基本信息，建立关于其个人的档案资料，比如职员编号、姓名、出生、电话、手机到岗日期等信息。

l  存货仓库

  建立企业的仓库信息。

零售配置

一、零售单配置

为提高零售单录入速度，建议用户预先对零售单中相关操作方式及某些单据信息进行配置。系统中提供的配置包括：

1、收款金额默认为单据金额：启用此配置，零售单金额合计将自动写入表尾的收款处，不用再手动录入。

2、默认收/发货仓库：录入常用仓库。做零售单时，操作员无需再录入“仓库”，系统会自动带出这里设置的“仓库”。自动带出的信息，用户可以修改。

3、四舍五入抹零精度：设置零售抹零的规则，“不使用”系统不金额进行抹零处理；“元”、“角”、“分”按四舍五入规则，抹零到元或角或分；

4、默认帐户：此配置与第1项“收款金额默认为单据金额”配合使用，指定收款金额默认填入的收款帐户。

二、POS结存与零售单共用配置

    1、默认往来单位:录入某常用客户。做零售单时，操作员无需要再录入“客户”，系统会带出这里设置的“往来单位”。自动带出的“客户”可以修改。

2、默认银行账户：指定POS收银对应的银行账户，此项为必设项，否则POS小票无法结存。

3、POS结存默认税率：设置POS小票对应的税率。

期初建账

在使用系统处理日常业务时，企业需要对启用系统前的手工账数据进行结存，并将结存数据作为系统的期初数据输入到系统中。

期初库存商品

进入“期初—期初建账—库存商品”，选择需要录入库存期初的仓库，点“查询”进入期初数据管理界面，在此界面中可以通过“上一层”、“下一层”进行商品选择，定位到具体商品后再选择“修改期初”按钮，进行“期初数据”的录入。

另在“期初库存”模块中还可通过“库存分布”进行商品分布统计查看，也可以查询全部或一类仓库的库存。

特别提示：“启用账套”后，库存期初是不允许修改的。

期初应收应付

管理客户和供应商的期初应收款、应付款，其中客户对应期初应收，供应商对应期初应付，这两个模块的操作方式基本相同，此处仅以“期初应收款”模块为例进行介绍。

1、操作

进入“期初—期初建账—应收款”，弹出期初应收款管理界面。界面中显示基础信息中添加客户信息全部，选中具体客户，点击修改期初按钮，输入应收款期初金额。

2、功能说明

对具体的往来单位不能同时输入“期初应收”和“期初应付”，其中供应商只能输入“期初应付”，客户只能输入“期初应收”。但在实际财务中一个往来单位可能同时有应收和应付款存在，在这种情况下，应先将应收应付求和后再录入累计值，如累计值方向与规定录入方向相反以负数表示。

其它期初数据

一、现金银行期初

管理公司的现金、银行账户的期初金额。

操作：进入“期初—期初建账—现金银行”，选择需录入金额的科目，点击“修改期初”按钮输入现金、银行存款期初金额。

二、期初帐务数据

管理会计科目的期初金额。

操作：进入“期初—期初建账—账务数据”，移动光标到对应科目，点击“修改期初”按钮录入对应科目期初金额。其中“库存商品总值合计”、“应收款合计”和“应付款合计”科目的期初金额直接从期初库存、期初应收应付中取值，此处不支持录入。

期初资产负债表

  资产负债表是由资产、负债、所有者权益三大要素组成。在会计上遵循资产=负债+所有者权益。

  通过资产负债表，我们可以从一个整体的角度了解到企业总的资产、负债情况及流动资产(可在一年内或超过一年的一个营业周期内变现的资产，如现金、银行存款、库存商品、应收账款)、流动负债(1年或者超过1年的一个营业周期内应偿还的债务，如短期借款、应付票据、应付账款、预收账款、未缴税金、其他应付款和预提费用等)的情况，可以此数据为参考调整自己的管理。

  期初资产负债表，用于检查期初各项值是否正确，是否符合资产=负债+所有者权益的会计准则。

启用账套

期初建账完成后，就可以正式启用帐套了。启用帐套后，由于账套启用后期初值和系统配置中部分配置不允许再修改，因此各种期初数据都建立完毕并审校无误后，才可“启用账套”。只有“启用账套”以后才能进行单据的过账，否则，单据只能以草稿方式保存。

  操作：进入“期初－启用帐套”，点击“开帐”按钮后，即可完成操作。

开帐之后不允许再修改期初，若已开账，但还没有录入单据的情况下可以通过反开帐来修改期初。进入"期初－启用帐套"，点击“反开账”按钮即可。